As instituições de ensino superior membros da AULP podem candidatar-se para acolherem os encontros anuais da Associação das Universidades de Língua Portuguesa. Para isso, deverão consultar o Guião para Rotatividade dos Encontros.

Guião para Rotatividade dos Encontros

Sugere-se que as propostas para receção dos Encontros da AULP obedeçam aos parâmetros seguintes:

– A Instituição que acolhe o Encontro deverá ser membro da AULP e as quotas regularizadas;

– A candidatura deve ser apresentada com um ano de antecedência ao Conselho de Administração que se realiza no primeiro semestre de cada ano;

– A instituição candidata a acolher o Encontro deve no Encontro anterior apresentar um video promorcional;

– A instituição acolhedora fica responsável pelos seguintes items:

1º dia – Sessão de Abertura

Pausa para café a meio da manhã (Coffee Break)

Almoço de trabalho

Pausa para café a meio da tarde (Coffee Break)

Jantar de receção aos participantes (poderá incluir uma animação cultural)

2.º dia – Pausa para café a meio da manhã (Coffee Break)

Almoço de trabalho

Pausa para café a meio da tarde (Coffee Break)

Jantar de encerramento (poderá incluir um evento cultural)

3.º dia – Sessão de Encerramento

Almoço de trabalho

Visita local

Informações úteis:

– Número de participantes (média) 200;

– Hotéis com disponibilidade para 100/150 participantes (pagamento a cargo dos participantes);

– Autocarros para os participantes para o trajeto Hotel – Conferência – Hotel e disponíveis para várias alturas do dia;

– Cartazes, Tríptico com o programa, Banner (para expor na sala de conferencias);

– Um saco com algumas ofertas e onde conterá o programa do evento;

– Staff para apoio;

– 1 sala para as Conferências de Abertura e Encerramento e para a Assembleia Geral da AULP;

– 1 sala para conferências;

– 1 sala para a reunião do Conselho de Administração;

– Computadores disponíveis para apresentação de powerpoint;

– Microfones;

– Wifi e internet disponível para algumas consultas por parte dos participantes.

*A AULP lança o encontro, recebe as inscrições, faz a triagem científica e pode ter um programa de viagens de suporte, vendido por uma agência de viagens. Todas as publicações científicas (obra comemorativa do encontro, boletim de notícias e atas) são da responsabilidade da sede da AULP.

*A AULP apoia a universidade recetora do encontro em diversos itens que variam consoante as necessidades da universidade que recebe o encontro.